A szállítási szerződések korszerűsítése

A vállalati dokumentációt rendben kell tartani. Annak érdekében, hogy az üzleti dokumentumok között könnyen megtalálhassa a megfelelő szállítási szerződést, érdemes külön polcot vagy mappát létrehozni számukra. De nem csak ezt. Magukat a szerződéseket is ésszerűsíteni kell.

Használati útmutató

1

Összegyűjti az összes szerződést, amelyet rendezni kíván, és értékelje azokat. Vigyázzon arra, hogy milyen gyakran kerülnek megkötésre és milyen partnerekkel. Ez segít kiválasztani a dokumentumok osztályozásának módját.

2

Ha sok partner van, akkor a szerzõdések megkötésének idõpontjára történõ elrendezése megfelelõbb. Abban az esetben, ha hosszú ideig ugyanazon cégekkel kötnek szerződéseket, akkor az ügyfelek külön kategóriába (mappába) csoportosíthatják őket. És bizonyos esetekben elég a megállapodásokat ábécé sorrendben egyszerűen a partnervállalatok nevével rendezni.

3

Bármelyik módszert is választja, ne felejtse el, hogy a nagy méretű mappák használata nagyon kényelmetlen. Olvassa el a szerződéseket, és vegye le a közös halomból azokat a lejárt szerződéseket. Hozzon létre egy külön mappát számukra. Az ilyen szerződéseket leggyakrabban csak esetről esetre alkalmazzák, a mindennapi munkában nincs szükségük.

4

Amikor a szerződéseket időrendi sorrendben rendezi, tartsa be a dokumentáció karbantartásának és tárolásának általános elveit. A gyakran használt mappákban a nemrégiben megkötött szerződések vannak a tetején. Az alábbiakban egy korábbi határidővel rendelkező dokumentumok találhatók. Az archívumba történő bejegyzéskor éppen ellenkezőleg, az elsőnek a tetején kell lennie, az utolsó pedig az alábbiakban megkötött szerződésnek.

5

Használjon jelölőket, címkéket, könyvjelzőket és egyéb irodai eszközöket az egyik kategória vizuális elkülönítéséhez. Ellenőrizze, hogy ezeket a határolókat egyértelműen kiemelte-e a mappában. Ez nagyban megkönnyíti a szükséges dokumentumok keresését.

6

Miután az összes termékértékesítési szerződést megfelelő módon egy mappába rendezték, feltétlenül állítsa össze a dokumentumok nyilvántartását. Vegye le a borítóra, vagy tegye egy mappába az összes szerződés tetejére. Hagyjon üres sorokat a nyilvántartásban. Új szerződés beillesztésekor írja be a rá vonatkozó információkat a nyilvántartásba.