Hogyan készítsünk éves jelentést egy cégről?

Számos vállalat, függetlenül a tulajdonosi formától, évente nyilvános jelentéseket készít az éves tevékenységek eredményéről. Ezek a dokumentumok információforrásként szolgálnak a nagyközönség számára, és egyúttal - látható bizonyítékok a szervezet hatékonyságáról vagy eredménytelenségéről.

A részvényesi közgyűlés döntése a társaság jövőbeli sorsáról, a szervezet tevékenységének nyilvánosság általi értékelése stb. Attól függ, hogy milyen jól készül az éves jelentés. Más szavakkal: az éves jelentést készítő szakembernek vagy szerkezeti egységnek tisztában kell lennie azzal, hogy nemcsak a jó hírnév függ a végleges dokumentum minőségétől, hanem a vállalkozás további fejlesztését is.

Az éves jelentés elkészítésének feladata gyakran az analitikai osztály vagy más szervezeti egység, amely a teljes vállalat éves tevékenységi adatainak összegyűjtését végzi.

A szervezet tevékenységétől és a közönség jellegétől függően, amelyre a dokumentumokat szánják, a jelentést belső dokumentumok vagy nyilvános információk stílusában lehet megtervezni az olvasók széles köre számára. A belső dokumentáció stílusát tiszteletben tartják a társaság alapítóinak és részvényeseinek benyújtott jelentéseknél. Ebben az esetben a jelentés nagyobb figyelmet szentel a pénzügyi mutatóknak, a gazdasági hatékonyságnak és a tervben felvázolt fő célok elérése érdekében végzett munka eredményeinek.

Nyilvános jelentéshez, amelyet általában nyilvános megtekintésre a hivatalos weboldalon tesznek közzé, a szervezet tevékenységeinek, feladatainak és küldetésének részletesebb leírása szükséges. Számos benyújtott információ részletes magyarázatot igényel, amelyre külön szakasz készül. Az analitikai szolgálatok általában közbeszerzési jelentések kidolgozásában vesznek részt a közönségkapcsolat-szakemberekkel szoros együttműködésben, akik képesek az információt annak fontosságától függően módosítani.

Függetlenül a jelentés célközönségének jellegétől, minden záró dokumentum egyértelműen szakaszokra oszlik. Az első részben általában a szervezet számára felállított feladatokat és azok elérésének eredményeit adjuk meg. Az alábbiakban bemutatjuk az év pénzügyi eredményeit és a termelési eredményeket.

Az utolsó rész általában a társaság társadalmi irányú tevékenysége. Ezt az információt általában egy nyilvános jelentés tartalmazza, amely bemutatja a társaság társadalmilag orientált politikájának eredményeit. A jelentésbe beillesztendő anyagként információ szerepel a szervezet képviselőinek jutalmazásáról a társadalmi támogatás területén elért magas eredményekért, a jótékonysági tevékenységek eredményeiről stb.

Emlékeztetni kell arra, hogy amikor a jelentésben tükrözi az információkat reflexióra, meg kell őrizni a szolgáltatott információk objektivitását. Ezt a szabályt akkor is be kell tartani, ha a vállalat egyes mutatókkal kapcsolatos teljesítményének eredményei messze nem ideálisak, vagy a munka elégtelen hatékonyságát jelzik. Erről szólva, a jelentésnek tükröznie kell a hasonló eredményekhez vezető lehetséges okokat, valamint rögzítenie kell a közönség figyelmét arra, hogy határozottan el kívánja távolítani a problémát a jövőbeli időszakban.