Hogyan kell megszervezni a papírmunkát?

Papírok - a dokumentumokkal és a dokumentációval kapcsolatos támogatás a menedzsment számára az adott szervezetben, amelyet a GOST R 51141-98 "Papírkészítés és archiválás. Fogalmak és meghatározások" szabályozása irányít. Az irodai munka szervezése a bejövő, kimenő és belső dokumentumok regisztrációjának, tárolásának és felhasználásának megszervezése a vállalkozás jelenlegi tevékenységeiben.

Használati útmutató

1

Irodai munkák megszervezésekor határozza meg, hogy van-e vállalata, szervezete, területileg távoli egységei vagy fióktelepei, vegye figyelembe ezt a tényt, és mérlegelje az ezekkel az egységekkel való kölcsönhatás mechanizmusát. A bejegyzésükben és a papírmunka során felmerülő problémák elkerülése érdekében a bennük lévő irodai rendszernek azonosnak kell lennie a székhellyel.

2

Gondoljon arra, hogy melyik meglévő papírmunkát fogja használni: központosított, vegyes vagy decentralizált. Választásuk meghatározza a vállalkozás szerkezetét (függetlenül attól, hogy rendelkezik-e földrajzilag távoli egységekkel) és az irodavezetési szolgáltatás műszaki felszerelését. Ha ez a szolgáltatás kicsi, és műszakilag nem biztosított, akkor annak funkcióinak egy részét átruházza az egységekre. Ebben az esetben vegyes papírmunkára kerül sor. Abban az esetben, ha ez a szolgáltatás fel van szerelve a szükséges személyzettel, hardverrel és szoftverrel, akkor a nyilvántartás ezen formáját központosítani kell.

3

Minden szerkezeti egységben válasszon egy speciális személyzeti egységet, amely elvégzi a papírmunkát. Ha ez nem lehetséges, akkor jelöljön ki egy másik alkalmazottat, aki egyesíti főbb feladatainak ellátását a hivatalnoki feladattal.

4

Határozza meg az ügyek számát és nómenklatúráját, amely tartalmazza az összes bejövő, kimenő és belső dokumentumot. Ha ezek egy magasabb (szülő) szervezet dokumentumai, akkor azokat benyújtják a vezetőnek megfontolás céljából; az alárendelt szervezetek dokumentumait be kell nyújtani megfontolás céljából a velük való együttműködésért felelős vezető helyettesnek. Ennek megfelelően az állampolgárok fellebbezései arra a képviselőre, aki köteles a lakossággal együttműködni.

5

A levelezők körének meghatározása után hozzon létre egy osztályozót, amellyel azonnal meghatározhatja, hogy melyik levelezőcsoporthoz tartozik ez a dokumentum. Például rendeljen 01 kódot a hatóságok számára, 02 kódot egy magasabb szervezet betűihez, 03 kódot a beszállítókhoz, 04 kódot az ügyfelekhez stb. Ez elősegíti a dokumentumok szervezeten belüli mozgásának korszerűsítését.

6

Döntse el, hogy milyen formában hajtja végre a munkafolyamatot - magazinban vagy kártyában. Mindkét formát speciális elektronikus dokumentumkezelő programokban valósítják meg. Ha még mindig nem tudja megvásárolni egy ilyen programot, használjon elektronikus dokumentum-regisztrációs naplókat, ezek Excelben is végrehajthatók.