Hogyan lehet levelet írni a beszállítónak?

Az üzleti levelezés finomságot igényel, különös tekintettel a beszállítónak küldött levelekre, mivel a fellebbezés oka lehet a kötelezettségszegés nemcsak az ő részéről, hanem a szervezet részéről is.

Használati útmutató

1

Ha ez az első alkalom, hogy kapcsolatba lép egy szállítóval, hogy termékeket rendeljen tőle, akkor használja a szervezet által létrehozott, a termékek szállítására szolgáló szabványos jelentkezési űrlapot. Ha ezt a nyilatkozatot nem elektronikus úton teszik közzé a szervezet weboldalán, írjon egy levelet szabad stílusban.

2

Ha több terméktípust rendel különféle mennyiségekben, akkor rendeljen táblázat formájában, ahol feltünteti a termék nevét, árucikkét, színét. Írja le a megrendelt áruk fizetésének kötelezettségét, adja meg a szállítónak a szervezetének adatait, ezen adatok alapján a szállító szerződést fog kötni. A levél végén fejezzék ki a további kölcsönösen előnyös együttműködés reményeit.

3

Ha a beszállítónak küldött levele a szerződés szerinti kötelezettségek nem megfelelő teljesítéséről, a nem megfelelő minőségű, minőségű vagy típusú áruk időben történő kiszállításáról szól, használja az „Ez a levél értesítjük Önt …”, „Tájékoztatjuk Önt …” forgalmat. Világosan közölje az okát, miért nem tudja elfogadni a szállított árut. Lásd a szerződést vagy a szerződés alkalmazását, amely megmutatja, hogy a szállítónak hány egységet és milyen terméket kellett volna elküldenie Önnek. Ebben az esetben a szállító könnyebben javíthatja ki hibáját.

4

Ha levele arra vonatkozik, hogy lehetetlen fizetni az árut a szerződésben megállapított határidőn belül, értesítse erről a beszállítót a legpuhább, de ugyanakkor a hivatalos formában. Használja a következőket: "Elnézést kérünk a fizetés késedelme miatt …", "A körülmények miatt nem tudjuk fizetni a számlákat …".

5

Pontosan tájékoztassa az ügyfelet, mikor szándékozik kifizetni vele adósságát, és garantálja, hogy ezt a kötelezettséget a szervezet teljesíti. A levél végén fejezzék ki azt a reményt, hogy ez az epizód nem befolyásolja a hosszú távú partnerségét.